ペーパーレス化で環境保護を推めよう~コストダウン実現計画始動~

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今後の課題となる問題

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企業内で文書を作成することはとても多いですが、未だ多くの企業が紙媒体に出力していることでしょう。しかし近年、環境問題や資源の備蓄の観点から問題視されていることも否めません。環境問題の改善やコスト削減を実践するにあたり、ペーパーレス化(文書電子化)を行うことは課題とされてきていますが、実現するのが難しいとされているのです。ペーパーレス化はオフィス内のあらゆる文書を電子化することとされていますが、オフィス内から紙を無くすことは困難を極めるのです。紙は利便性が高く、ちょっとしたメモ書きから取引先とのやり取りまで多くの場面で使用されています。また、稟議書などは印鑑を貰った状態で書面ごと保存する義務があるのです。勿論、印鑑や稟議を電子化するシステムなどを導入することで紙媒体で発生するコストを軽減することができますが、社内体制が遅れている場合には難しい場合が多いのです。

ペーパーレス化を実現することは困難ですが、決して行えないわけではありません。データ化することで漏洩してしまう可能性もゼロでは無くなってしまうため、個人情報の取り扱いを始めとする文書の私物化を徹底して防ぐことが求められます。企業によってはルールを取り決める必要も出てくるでしょうが、変化を起こさなければ現状を変えることはできません。しかし、全てを急に変化させてしまうと仕事に対するやる気や能率を下げてしまいかねません。そのため、紙媒体で共有した方が良いものに関しては現状維持とするなどの対策を講じることが大切です。ペーパーレス化が実現することで作業時間の短縮ができますし、資源の無駄を省くことができます。多くの改善に繋がるペーパーレス化は、企業だけではなく多くの場所で今後の大きな課題の一つとなるでしょう。